NOS ANNONCES

OFFICE MANAGER

Entreprise

Agence de stratégie et de design global spécialisée dans la gastronomie depuis 1997, les clients sont issus de l’agro-alimentaire, des métiers de bouche, des industriels, hôtellerie et restauration

Travaille en mode projet avec de nombreux « partners externes » depuis 1997

CONTEXTE

L’agence se structure avec un nouvel associé commercial, si cela fonctionne nous allons rentrer de nombreux dossiers (déjà le cas), la direction va reprendre plus de dossiers en création et devra libérer du temps pour la gestion de l’agence.

Grandir avec nous

Poste

*Missions

1/Administratif et financier : réception facture/ pièces comptable pour lien à la compta avec tenue quotidienne de la banque sur un xcel ; scann et envoi des pièces au comptable tous les mois (TVA) ; pointage reléve bancaire ; tenue du registre matériel pour assurance, paiement fournisseur

2/ Office : accueil des clients /partners /stagiaire, des rv ; tenue et entretien matériel et relation fournisseurs (xerox, office boissons…) ; gestion des envois postaux et pli coursier ; gestion fourniture ; gestion papiers administratifs (contrat confidentialité,  ..)

3/ Projet : envoi des BDC aux partners, et lien avec les chargés de projet des besoins ; tenue du registre projet ; parfois compte rendu à faire, scann à faire, course ou livraison ; archivage mensuel informatique des projets

4/ Assistance à la direction : tenue d’agenda de Sylvie Amar (organisation des voyages…) ; répondre aux appels entrants ; organiser la newsletter mensuellement (récupérer texte et visuels (ou les faire faire), envoi en traduction, et mise en ligne sur le site au travers Mailchimp) ; gestion des posts sur googlemybusiness

5/rangement agence post rv, tenue en bon ordre des locaux

6/ relation presse : archivage article, réponse aux journalistes, envoi photo…

 

*Objectifs

‘Soulager’ la direction de la gestion quotidienne de l’agence

 

*Management/rattachement : à la direction

Assez « Suisse » dans notre organisation

Profil

*Compétences

Structuration mentale, organisé, bonne humeur (un plus) , adaptabilité, envie de travailler sur des sujets variés/pas de routine ici 

 

*Profil recherché

Anglais minimum

Sur Mac obligatoire

Beaucoup de bon sens, efficace,

Future perle pour faire du plein temps un jour (mais avec Covid, pas facile à dire)

 

Soit indépendant soit CDD pour commencer, soit portage par tranche de 6 mois

A mi-temps

Tous les matins au bureau serait idéal

Poste mac fourni

 

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