NOS ANNONCES

OFFICE MANAGER 2021

Entreprise

Agence de stratégie et de design global spécialisée dans la gastronomie depuis 1997, les clients sont issus de l’agro-alimentaire, des métiers de bouche, des industriels, hôtellerie et restauration

Travaille en mode projet avec de nombreux «partners externes» depuis 1997.

Poste

*Missions

1/Administratif et financier : réception facture/ pièces comptable pour lien à la compta avec tenue quotidienne de la banque sur un xcel ; scann et envoi des pièces au comptable tous les mois (TVA) ; pointage reléve bancaire ; tenue du registre matériel pour assurance, paiement fournisseur

2/ Office : accueil des clients /partners /stagiaire, des rv ; tenue et entretien matériel et relation fournisseurs (xerox, office boissons…) ; gestion des envois postaux et pli coursier ; gestion fourniture ; gestion papiers administratifs (contrat confidentialité,  ..)

3/ Projet : envoi des BDC aux partners, et lien avec les chargés de projet des besoins ; tenue du registre projet ; parfois compte rendu à faire, scann à faire, course ou livraison ; archivage mensuel informatique des projets

4/ Assistance à la direction : tenue d’agenda de Sylvie Amar (organisation des voyages…) ; répondre aux appels entrants ; organiser la newsletter mensuellement (récupérer texte et visuels (ou les faire faire), envoi en traduction, et mise en ligne sur le site au travers Mailchimp) ; gestion des posts sur googlemybusiness

5/rangement agence post rv, tenue en bon ordre des locaux

6/ relation presse : archivage article, réponse aux journalistes, envoi photo…

 

*Objectifs

‘Soulager’ la direction de la gestion quotidienne de l’agence

 

*Management/rattachement : à la direction

Profil

*Compétences

Structuration mentale, organisé, bonne humeur (un plus) , adaptabilité, envie de travailler sur des sujets variés = pas de routine ici 

*Profil recherché

Min 2 ans d’experience dans cette fonction

Anglais 

Beaucoup de bon sens, efficace

 

Minimum 4 demi-journées par semaine en présentiel (dans l’idéal)

Mission basée à Paris 01

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